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中建材-信息TMS系統

發布時間:2021-07-29 10:17:12 中國物流與采購網


1、TMS系統用戶背景

中國建材集團是全球最大的綜合性建材產業集團、世界領先的新材料開發商和綜合服務商,連續9年榮登《財富》世界500強企業榜單。中國建材集團是一家科技型企業,擁有3.8萬名科技研發和工程技術人員,26家國家級科研設計院所。中建材信息技術股份有限公司(簡稱:中建信息)創立于2005年4月,注冊資金14935萬元,是中建材集團成員企業,客戶涉及政府、金融、互聯網、教育、制造、能源、交通等多個領域。2019年,公司營業收入超過166億元人民幣。中建信息以北京為中心,在國內及海外國家共建立近60個分公司及辦事處。作為華為首家下單規模超過百億的總經銷商、華為企業業務全球最大合作伙伴,公司連續多年被評為“中國IT十大卓越分銷商”,并連續四屆被評為“中國IT增值分銷商十強”,業務規模及業務能力有目共睹。

公司成立以來非常重視戰略規劃和企業信息化建設,隨著業務規模的增長,不斷改善優化管理模式,在信息化建設方面發展迅速,公司自2010年就陸續自建ERP、OA等信息化系統,后期引進全球最先進的SAP的ERP系統,使企業的內部流程管理達到同業中的翹楚。但由于分銷業務的供應鏈采用3PL方式完成貨物的交付,需要眾多外包運輸服務商協同,因此不同公司間的貨物信息流信息傳遞緩慢,運輸管控一直沿用Excel表格與外包單位進行人工協同管理。伴隨華為的業務成長,中建材信息的供應鏈單量暴漲,每年僅華為的分銷運輸的單量就已超30000,且客戶對在途管控的要求不斷提升,因此一個跨組織協同的TMS系統成為我公司的迫切需求。

2、TMS系統概述

2.1 分銷物流業務主要需求

中建信息的分銷業務的物流流程和大多數公司的物流流程一致。由公司銷售在ERP系統中建立了銷售單,銷售單信息進入OA作審批,審批通過下發到倉庫備貨,同時下發物流部建立運單,運單建立后按區域和線路分派給指定操作人員,物流操作人員選擇合適的承運商,按運輸時效制定提貨時間、到貨時間及相應的kpi要求。運單信息填寫完整后發給承運商開始操作。

貨物開始運輸后,物流人員負責監控貨物運輸中有無異常發生、貨物在途狀態的跟蹤和反饋、簽收單的回傳和歸檔、費用的記帳和對帳。

物流部門除了日常的業務操作還負責運價的談判、供應商效績評價、物流整體運行情況監控等工作。

2.2 中建信息TMS的特質化需求

2.2.1 業務復雜度高:

多部門、多項目、多產地、多承運商分類管理,由于中建信息分銷產品廠家多、種類多,因此業務復雜物流管理多樣化。不同的分銷產品歸屬不同部門,不同部門對運輸的要求不一樣。分銷項目不同則運輸貨品歸屬不同的項目,導致物流部需要按不同運輸方式操作。產地不同導致分銷出貨地不同,不同部門、不同產品出貨地點也會不一樣。同時物流部門為分散運輸風險,提高物流服務采購競爭力,按貨主收貨地區又規定了不同的運輸線路,分別委托不同承運商提供運輸服務。對特殊的運輸訂單,公司還會臨時招投標的方式另行選擇合適的承運商,以上種種需求,大幅增加了業務復雜度。

2.2.2 分銷運輸方式要求調整靈活:

對緊急程度要求較高的貨物,物流部門需要及時調整運輸方式,放棄陸運改為時效更高的空運完成。系統會跟蹤記錄這些變化,在成本報表上體現以供后期分析。

2.2.3 物流費用結算方式不同:

由于運送貨品有重拋的差異,承運商結算時既有按重量結算,也會有按體積結算,甚至按一定重拋比折算后的計費重量結算的情況。

2.2.4 軟件產品導致貨物形態不同:

從銷售信息發送下來的運輸訂單有時還包含一些無形資產,如license等,這些貨品是不需要實際運輸服務的。在實際操作中,需要把這些訂單排除在可操作的訂單范圍外,單獨流程處理。

2.2.5 合單要求:

為最大化降低公司物流成本,所有同一到貨地點、同一到貨時間、同一接收公司、同一接收人員的訂單會被合單形成新的一票運單發送給承運商。

2.2.6 異常記錄困難:

由于運輸活動的多級轉包,時空轉換復雜,系統對實際隨機發生費用和異常情況的都需要準確記錄,以備成本核算。

2.3 銷售供應鏈痛點分析

2.3.1 人工調度效率低:

公司物流部門面對每日幾十張銷售單,還能勉強使用Excel表格記錄和管控物流業務,隨著單量的快速增長增長,越來越多的效率矛盾體現出來。Excel記錄效率低下:物流所有訂單的在途更新和計費都還沿用Excel人工管理。信息更新滯后且效率低,極易出錯。

2.3.2 運輸異常的預警滯后:

貨物運輸異常首先是客戶發現,投訴到銷售,銷售又投訴到物流部門。作為執行者的物流部門,異常消息總是最后知道,面對領導和銷售同事,物流部門壓力山大!

2.3.3 物流信息缺乏協同:

銷售下達運輸訂單需經過層層審批,審批結束才流轉至實際執行的物流部,物流部門又經常由于銷售訂單的物流專用信息缺失而無法安排運輸;安排好的運輸車輛去倉庫提貨,卻被告知倉庫備貨還未完成;提貨車輛到倉庫,需要客戶簽字的空白簽收單發生改變,需要重新打印,種種情況都需要物流部門與內部銷售及外包服務商之間的有可以信息協同的工具。

2.3.4 在途監控困難:

客戶及銷售查詢貨物狀態依賴人工追蹤,物流部人員接到銷售查詢的電話會查貨物發給了哪家承運商,再追承運商的客服接口人員要在途信息。承運商在途信息反饋給物流部,物流部客服再反饋給銷售,信息傳遞低效滯后。

2.3.5 財務合規困難:

作為上市公司,日常運作的合規性會面臨風控部門的內、外部的審核。由于單量大、信息記錄方式原始、審批依據和流程涉及內外部門和公司都比較多。造成審核中抽檢出的紙質憑單查找核對費時費力,甚至因為遺失單據,無法提供必要支持文件。

2.3.6 財務對賬困難:

由于每票貨物都有可能涉及額外費用的記錄和審批,年費用多于5萬條。如何保證錄入的費用合規且無誤,付款周期的審核工作成為物流經理的噩夢。

2.3.7 回單管理困難:

回單是貨物簽收的法律依據,貨物是否被正常簽收影響到公司資金的運轉效率。在沒有電子回單的情況下,很難提升收款效率。

2.3.8 狀態跟蹤效率低:

客服人員大量時間都用在手工記錄單據、更新地點信息、更新狀態、更新異常信息、查找貨物狀態和位置、記賬等操作上。由于每人負責的單量巨大,無法避免數據的記錄手誤。實時跟蹤貨物狀態要求無法滿足:客戶希望每日提供在途貨物位置更新,前日所有到貨情況匯報,貨物狀態信息及時反饋,電子簽單的回傳。

2.3.9 KPI績效統計分析粗放:

每月、每季度對海量的運單運輸情況的統計和匯總是對承運商的必要管理活動。由于前期使用Excel方式管理,使得KPI績效統計困難,無法實現對供應商的有效管理。

3、TMS系統實施過程

3.1 TMS系統建設關注點:

考慮到TMS系統需要在功能上協同多方:銷售、倉庫、財務、承運商、終端客戶,同時滿足和已有的ERP/WMS等系統的對接,公司在實施TMS前對系統的要求作了充分的討論。通過內部討論,對TMS系統關注在幾個方面:

一、系統成熟穩定:因為中建材信息分銷業務的規模巨大,需要穩定連續的物流管理,因此所選TMS系統必須有應用案例,成熟穩定的TMS且能保證后續服務的產品。同時總體擁有成本也是采購必不可少的一個衡量因素

二、滿足定制需求:中建信息的運輸業務雖然符合通用運輸業務流程,但也有其自身的業務特點和邏輯,一套標準的產品化的TMS無法滿足企業的要求。因此需要在一套成熟TMS基礎上實現可以訂制開發的要求

三、信息安全:運輸訂單信息包含了終端客戶的信息,公司需要有嚴格的信息安全把控措施,確保信息不被非法外泄。

3.2 TMS系統建設步驟:

考慮到未來ERP切換原因,中建信息沒有把目標設定為一次實施解決所有問題的一蹴而就。而是分階段逐步上線:

第一步,解決從Excel管理到線上管理。

第二步,解決公司內系統的互通互聯。

3.3 TMS系統產品選擇及部署:

中建信息通過招標多家SaaS TMS服務供應商,經過物流部門對比試用,驛暢TMS產品因其靈活的狀態管控、高效的操作、豐富的協同理念及高適用度成為公司TMS的首選。

采購的驛暢TMS產品以SaaS獨立化部署方式為公司提供高質量服務,獨立部署形式在滿足公司對信息安全的合規要求的情況下,不僅滿足個性化迭代開發需求,同時通過每年付費獲得有效服務降低公司的總體使用成本。

3.4 TMS系統產品實施效果:

初期上線的驛暢TMS是全SaaS功能。雖未進行訂制化改造,系統基本滿足了物流部日常的工作要求。特別是協同方式的使用,顯著提高了操作效率和管理水平。

2019年二期迭代完成了中建信息SAP的ERP系統與驛暢TMS數據對接,解決了單據從ERP下發到TMS系統的對接工作,實現了TMS運單的自動數據交換。兩期迭代完成上線后極大的提升了物流操作和管理的效率,減少了人工及錯誤,物流管理實現了全部線上化,達到甚至超越了預期目標。

4、系統實施后的應用亮點

4.1 操作智能化

4.1.1 智能接單處理:

TMS系統收到中建信息SAP的運輸訂單會自動按規則作單據合規檢查;合規的運輸訂單會依據系統設定的規則作客服人員的自動匹配,從而完成單據操作的自動分配。

4.1.2 智能線路匹配:

TMS接收到SAP系統信息后生成的運輸訂單會依據設定的規則,通過判斷單據的信息,匹配對應規則的單據自動設定相應的線路、運輸方式、承運商及報價。減少人工選擇造成的差錯。

4.1.3 智能合單:

TMS系統在生成運單前會對訂單池內的訂單作掃描,符合設定的規則的訂單會自動合并生成相應的運單。系統合單、生成運單、發送承運商可一鍵自動完成。

4.1.4 智能狀態更新:

TMS系統會依據下發承運商的運單和與運單相匹配的訂單作智能關聯。當運單的狀態變更后,系統會智能更新對應訂單的狀態。且可跨多層轉包實現狀態的無縫傳遞。

4.1.5 智能化的主動異常發現

系統會按設定時間間隔檢查在途的訂單的位置的更新情況,如果超出時間間隔沒有地點的更新則自動產生異常報警。

當在途訂單有新的位置信息更新后,系統會自動解除異常報警。

4.1.6 智能輔助記賬

如果運輸訂單記帳時所有計費依據信息沒有變化,則系統可一鍵生成按中建信息和其承運商間雙方確認的價格計算產生的計費條目。大大減輕記帳工作量,提高記帳精度。

4.1.7 智能賬單生成

帳期結束,系統可按選定的時間范圍自動生成雙方已確認的帳期內的賬單。

4.2 全鏈協同

4.2.1 中建信息銷售與物流部門的協同:

銷售可實時查詢自己的貨物狀態、位置、簽收情況。不需要再通過電話詢問和跟蹤。有異常情況隨發生,隨監控。

4.2.2 中建信息物流部門和倉儲部門協同:

通過和WMS集成,倉庫打包貨物體積、件數、裝載清單可直接在TMS中呈現,方便物流部門單據生成和異常尺寸貨物的運輸規劃。

4.2.3 中建信息物流部門和其承運商協同:

承運商可通過系統預知預計貨量情況,便于安排運力;

承運商可在系統直接下載打印空白簽收單,不需要單獨再通過郵件傳遞;

承運商可在系統直接了解運輸訂單是否確認為自己的承運任務;

物流部門可對未開始的運單執行方便的下發和撤回;

承運商對物流狀態/位置的反饋可直接反應到中建信息的運輸訂單上;

承運商對在途中的異常信息可及時通過系統反饋到中建信息物流部;

物流部門可通過系統對承運商上傳的簽收單電子件作確認/駁回;

物流部門可通過系統實時記錄和反饋承運商簽收單原件的返回情況;

物流部門和承運商通過系統實時記錄和確認發生的隨機費用;

帳期結束后生成的賬單可在物流部門和承運商間實時查看和核對。

4.2.4 承運商和中建信息倉儲協同:

物流部門的中心庫房備貨狀態、裝載單通過系統實時傳輸給對應承運商。使承運商減少由于備貨未完成,造成的運力等待問題。

4.3 數據驅動業務自動流轉:

針對每一運輸訂單設定的KPI監控,TMS系統可以提示哪些運輸訂單已接近預期抵達時間。物流部人員可依據距離預期抵達時間過期的緊急程度優先監控和處理異常訂單,從而實現通過KPI數據驅動訂單監控優先級的管理。

5、TMS系統管理效益

通過兩期系統的上線,實現業務操作和管理效率的大幅提升。在物流業務人員沒有減少的情況下及時、高效的實現了2019年底沖量300%的業務增量。TMS系統上線帶來的成果主要表現在:

對比2019年的運營數據可以看到:

§  物流部每人年成本節?。?nbsp;           5.4萬元

§  下單效率速度提高:                   40%;

§  承運商當日發貨率提高:               20%;

§  簽收單統計、提供效率可以提高:       50%;

§  每月賬單核對時間降低時效近:         80%;

§  賬單準確率提升至:                 100%;

此外,物流部可支持業務規模能力提升 300%,可在不增加人員的情況,具備支持年發貨27191109.57KG/97872.66立方貨品的能力。

5.1 訂單操作自動化提升效率

5.1.1 運輸訂單的自動生成:

通過對接ERP系統,驛暢TMS可自動生成對應業務單號的運輸訂單。完全取消了手工的錄入方式,提升了錄入效率同時,減少了手工錄入帶來的差錯問題。

所有銷售的業務單號在TMS系統中實現在途監控的一單到底,查詢清晰明確。

5.1.2 自動承運商和線路匹配:

通過自主的規則設定,TMS系統收到的運輸訂單會依據區域、銷售項目、產品線等一系列條件自動匹配合適的承運商和運輸方式、服務水平。自動匹配后的結果通過最終的審核即可下發操作。提升了操作效率,減少了客服的操作負荷和人為因素造成的承運商選擇派發問題。

5.1.3 物流部門自動合單下發:

對于銷售傳來的運輸訂單,在滿足同樣發貨人、同樣收貨人、同樣送貨時間、同樣承運商的條件下,系統會自動將符合條件的銷售訂單合并生成一票運輸運單發送給相應承運商操作。通過合單操作,可以有效節省公司物流成本。未上系統前,由于收到的運輸訂單時間有先后,客服人員通過Excel表格來合并和標記合單操作,工作負荷高、效率低、準確度差。甚至要依靠下發到的承運商操作人員幫忙提示未合并的單據,撤回后再次下發。驛暢TMS系統提供的一鍵合單下發功能,跨任務分配實現所有待操作訂單的智能自動合單,便利、高效而準確。消除了對承運商的依賴,提升了操作效率和公司管理水平。

5.1.4 訂單異常自動發現及管理:

驛暢系統提供了承運商更新貨物位置的自動跟蹤功能,如果一票貨物沒有按時完成位置的記錄,系統會在異常報表里直接體現。已發生異常的訂單,如果承運商繼續及時更新了位置則異常記錄會消失。

通過異常的主動發現功能,使物流管控人員的管理注意力聚焦在可能被遺漏和注意的貨物上,避免貨物失去控制和延遲等意外的發生。同時也能夠確保貨物在監控下一直按照正常的運輸狀態運作。

驛暢TMS系統提供的異常處理機制,協同了承運商、物流部門和銷售部門,使得貨物的在途情況在系統上清晰透明的展示出來,出現的任何貨物在途意外也可在第一時間得到反饋和回復。

對提貨和收貨未按預期完成的運單,系統自動登記延遲記錄。為下一步分析延遲原因提供依據。

5.1.5 承運商KPI自動統計:

KPI要求附加在每一票運單上,隨著運輸活動的執行,實時反饋KPI的結果。對特殊情況需要排除在KPI考核范圍的單據可以單獨設定。

5.1.6 訂單自動記帳并生成賬單:

TMS系統提供保存運輸甲乙雙方的合同報價功能,并通過系統保證報價在雙方間的不可隨意更改性。甲乙雙方對同一票運單都可以記錄發生的費用。通過自動計算并確認基礎運費和保險費等固定費用,減少了人工錄入的負擔,提高了計費的精準度,減少了人為更改費用的風險。

對隨機發生的臨時費用,采用一方提報,另一方確認的方式保證費用的雙方認可。把原有到結算周期才操作的對帳工作落實到費用發生時的隨時確認。

通過提報方上傳支持文件,對臨時產生的費用確認過程提供了審批依據。同時也為后期合規審核提供了有力的支持和便利檢索查詢。

以自動記帳為依據和基礎,系統提供了自動賬單的生成和確認功能。使得原來需要3-4周的運費結算審核周期縮減到幾個工作日。大大減輕了費用審核的工作量,提高了對承運商的付款速度和精度。

5.2 實現上下游環節協同

5.2.1 增加承運商確認環節:

使被確認承運商的單據可被相應承運商直接看到。同時使物流部門具備自動或人工調整供應商的靈活變通。

5.2.2 完成和承運商的運力協同。

承運商可提前預知將要下發的運輸任務詳情,為運力準備提供必要依據和準備時間。

在運輸訂單確認承運商后,不必等待收到運單,承運商即可下載空白簽收單,為提貨做好準備。

5.2.3 電子回單管理:

通過協同承運商,直接通過系統回傳客戶簽收好的簽收單。中建信息的客服人員通過系統審批電子回單的有效性。簽收的貨物狀態直接關聯費用結算,保證了電子回單的清晰有效。

系統還對簽收單原件的返回提供了管理支持,既滿足中建信息財務和風控的要求,也把這個要求以KPI形式傳遞給承運商的執行端。

5.2.4 外部系統狀態通知:

通過對接中建信息ERP及OA系統,在TMS中的運輸訂單狀態發生改變后,TMS系統自動推送通知到ERP/OA系統,實現了系統的集成。

5.2.5 多部門/單位的高效協同:

實現了銷售與物流部協同,物流部與倉儲部協同,物流部與承運商協同,承運商和倉儲部協同。

通過信息流、貨物流、憑證流協同管理,實現了整體供應鏈的高效運轉。

6、TMS管理建設經驗

回顧TMS在兩年內的迭代和上線過程,我們獲得不少推進企業信息化的感受:

6.1 SaaS模式適合對外包組織的管理:

中建信息在選擇獨立部署SaaS的TMS前也有很多疑慮:信息安全問題、服務支持度問題、個性化服務問題。通過驛暢TMS的項目實施,證實了獨立部署形式的SaaS化系統完全可以滿足企業的要求。敏感數據可以部署于內部ERP系統,通過EDI接口進行數據交互,保證效率與安全兼得。SaaS化的TMS作為企業內部資源管理的ERP系統向外部資源管理延伸和協同的管理抓手,一方面隔離了企業和核心信息不外泄,另一方面滿足了靈活可靠的協同管理。這也是本次信息化成功的一個重要原因。

6.2 SaaS模式降低信息化成本及風險:

SAAS軟件的輕資產租用模式,可以通過很低成本檢驗一套系統和公司業務管理的匹配情況,進而企業可以根據試用的情況科學判定系統的適用性及后續定制功能的范圍。使企業中使用本系統的角色都能直觀體驗和總結出最核心和本真的需求,減少了項目型信息化開發中需求蔓延及變更的風險。

7、未來物流信息化展望

中建信息所使用的TMS系統作為緊密貼合業務的有機系統會隨著業務的發展不斷的迭代,形成具有符合自身發展的一套靈活強大的業務支持系統。系統未來將以海量歷史數據為資產,以大數據分析推動運營管理優化,通過AI數據分析實現更高層次的數據推動業務的發展模式,為中建信息的蓬勃發展持續助力、賦能。


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