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四川移動供應鏈信息化應用——“電子化、無紙化、數字化”

發布時間:2021-07-14 09:45:07 中國物流與采購網

一、企業概況

中國移動通信集團四川有限公司(以下簡稱四川移動)于1999年7月28日正式組建,注冊資本為人民幣74.83億元,是中國移動通信集團有限公司的全資子公司之一。

公司圍繞“政府倡導、社會關注、群眾需要”的理念,積極履行社會責任,服務社會民生,加快推動“互聯網+”產業發展,成為中西部地區網絡規模最大、服務客戶最多的通信運營商,受到各級政府和社會的廣泛好評。

二、案例背景

隨著中國移動采購運營規范化的持續深入、招投標項目的日益增加,根據《中華人民共和國招標投標法》的具體要求,按照“公開、公平、公正”和“質量優先,價格優先”的原則,實行陽光采購。四川移動作為中西部地區最大的信息服務商,承載著大量的采購工作,然而在傳統的招投標采購工作中,普遍存在以下問題:

1)管理難度大,由于采購工作涉及的人員多、范圍廣、流程長,因而出現評審過程中的現場監管難、流程規范難、質量監督風險管控難、數據管理難的問題。

2)評審效率低,主要表現為人工操作計算得分、制作評審報告、評判合法合規等工作效率低、易出錯。

3)采購成本高,例如異地專家參與評審差旅費及人工費用高。

因此,如何有效提高采購效率,降低采購成本,又滿足“合法合規”的要求,成為四川移動急需解決的問題。

為此,四川移動積極響應集團公司的號召,立足科學化、合理化的采購制度和監管制度,以省公司或集團子公司招投標管理為單位,將各地市分公司、招標代理公司及臨時招投標場所進行統一化、全局化、規范化的管理。通過“電子化、無紙化、數字化”的供應鏈信息化管理,在合法合規的基礎上,提高采購效率、提升采購質量,實現降本增效。

三、解決方案概述

案例在“采購文檔模板化”的基礎上,以“合法合規”為原則、以“降本增效”為指導,運用信息化技術,推動采購工作的“標準化”、 “結構化”建設、“讓投標更簡單、讓評標更嚴謹”,進一步實現“陽光采購”。

案例中的信息化應用貫穿采購工作的各個階段,包含:采購需求提交及審核階段、采購方案形成及審批階段、采購文件制作及發布階段、項目評審階段、采購結果形成及發布階段;信息化應用方式多樣,涉及目前采購工作的3大系統1個工具;涉及部門及人員較多,包含需求部門、采購部門、供應商、項目評審組、采購風險管控組。

四、解決方案的主要內容

(一)采購全流程的電子化

1.采購流程所有階段均實現了電子化。各角色人員通過不同的系統平臺,進行采購相關工作操作,各系統自動實現數據在各流程中的流轉、繼承及固化,極大的減少了工作量,提升了文件內容的準確性。

2.各系統數據對接實現了流程銜接,將采購標準流程固化,促進了采購工作的“合法合規”。

3.應答文件的信息化應用,將應答文件模板固化。應答人通過“離線應答文件制作工具”按照自動生成的應答模板進行編輯,極大的降低了人為錯誤率,提高了標書質量及制作效率。

4.在電子化的評審過程中,無需再進行人工統計。專家考勤情況、打分情況等信息,由系統自動記錄并歸檔,提高了評審的工作效率。

5.在異地評審過程中,電子化的評審流程、信息化的通信技術實現了評審專家在不同地點同時進行同一項目評審的目的,降低了差旅費用、縮短了項目采購時間。

6.電子化評審中的“遠程音視頻溝通”、“手機簽名”等信息化工具的運用,為應答人提供了更為便捷的應答溝通方式。應答人可遠程參與項目的評審及談判,有利于打破地域界限,引入更為優質的供應商。

(二)采購數據及評審數據的電子化、信息化。

1.整個采購流程中生成的所有文檔均經系統歸檔保存,實現了全面記錄、便捷查詢。其中包括:需求文件、采購方案文件、正式采購文件、評審現場音視頻信息、評審過程各環節評分信息、評審說明、評審報告等。相關人員可在賬號權限范圍內隨時查詢、提取對應信息。

2.系統對采購過程中產生的各類數據進行信息化處理,按需求進行數據統計及計算。為項目管理、專家管理提供依據。比如:專家考勤情況記錄、評審費用計算、項目流標或復評數據統計、一段時期的采購總金額匯算等。

3.系統自動按照評審過程中產生的數據進行計算,并按要求形成評審報告。

(三)采購全流程的無紙化

通過電子化及信息化的應用,實現從采購需求發起到采購結果全流程的無紙化。

1.采購需求提交、采購方案制作、采購文件制作等環節的紙質文件被信息化的文檔所替代。文檔中的主要信息,經過信息化處理后,以標準化的形式在各環節流轉、繼承,極大的提升了工作效率、降低了辦公成本。

2.電子化評審使專家無需再查看紙質文檔,應答人也不用再提交大量的紙質應答文件,降低了采購雙方的辦公成本。

3.電子簽名功能實現后,專家可通過手寫板對評審報告進行簽名確認。異地應答人也無需趕往評審現場,通過手機即可進行簽名確認。

(四)采購全流程的數字化

1.文檔比對

評審過程中,系統自動對不同應答人的應答文檔進行比對。比對內容包括:項目人員的基本信息、技術應答部分的相似度(百分比)等。比對結果將作為專家“圍標串標”判斷的參考。

2.企業信息查詢比對

對應答人的企業信息進行查詢 ,并對不同應答人的信息進行比對,比對結果中的企業法人信息、股權信息、高管信息等內容,將作為專家的評審參考。

3.偏離值計算及提示

系統按公式對專家主觀評分進行計算,并對主觀分偏離值超標的專家進行提醒,要求再次核實評審分情況,并做相應處理。

4.專家客觀評審差異值計算及導出

根據管理需求,對專家在客觀評分項的打分情況進行計算,并呈現結果,作為管理專家的依據,有利于提升專家評審質量。

5.評審過程中,應答內容的點對點呈現。

在評審過程中,系統自動按照評審項目呈現與之對應的應答內容,無需專家在海量的應答文件中去尋找應答內容,能極大提高專家評審效率。

6.應答人資質核查

實現對應答人資質及業績的自動驗證,驗證結果將作為專家的評審依據??山鉀Q評審過程中資質驗證難的問題。能有效提高評審效率,縮短評審時間,達到降本增效的目的。

五、實施困難及應對措施

1.外網下的電子化評審

問題:出于安全考慮,采購流程的電子化在內網環境下方可使用。但在實際工作中,不可避免的會要求在外網環境下開展采購工作,比如:外部評審、供應商參與項目談判、疫情期專家在家評審等情況。這些特殊情況的存在,要求在保證安全性的前提下,實現外網環境的內部平臺操作。

措施:搭建VPN服務環境,以遠程賬號登陸的方式,完成內網環境下的系統操作。

2.應答文件相似度比對

問題:不同應答人的應答文件中會存在引用采購文件的內容。導致應答文件之間的相似度過高。

措施:將應答文件進行分詞去噪處理,去掉與采購文件相同的部分,再比對相似度。

3.海量數據存儲

問題:集團公司要求對評審現場的音視頻信息進行存儲,存儲期限為1年。在信息化建設之前,這部分信息為評標室24小時的信息,數據量大、占用存儲空間巨大。

措施:將數據分為全量數據(24小時數據)及有效數據(項目)。對全量信息進行總時長為2個月的循環存儲,對其中的有效數據另行歸檔存儲。有效節約了存儲空間。若有需要,可實現數據的永久存儲。

4.疫情期間的采購工作保障

問題:異地評審最初的設定是在不用地域的評標室內同時開展項目評審,但疫情期間,部分評審專家無法抵達評標室,部分供應商也無法正常參與談判。

措施:緊急研發了供應商子系統,為供應商遠程參與談判創造了條件。增加了“手機簽名”功能,為不能到達評審現場的評審專家及供應商提供了遠程簽字確認條件。保障了疫情期間采購工作的正常開展。

六、主要創新點

供應鏈信息化工作將電子信息技術與管理手段有機結合,達到陽光采購、降本增效的目的。

1.人臉識別技術的應用

將人臉識別技術及紅外感知技術相結合,無需專家刻意配合,即可完成身份的驗證、考勤數據及外出數據的統計。為專家管理提供了依據。

2.余弦相似度算的發應用

應用“余弦相似度算法”實現了技術應答文件的相似度比對。向量空間余弦相似度算法,是通過計算兩個向量的夾角余弦值來評估他們的相似度。在具體實施中,還根據評標場景,剔出了采購文件中所提供的模板文件內容,從而使得文件相似度的比對更加準確;

3.數據流轉過程中的繼承及固化

在采購過程中,將數據進行結構化處理。將上一流程的關鍵數據“繼承”到下一流程中,減少相關人員的工作量;又將流程中經審核的數據進行“固化”,當數據流轉到下一階段時,數據已無法進行更改,保證了數據的準確性,提升了工作效率。

4.評審過程結構化的實現

評審過程中點對點的呈現應答文件,省去了專家翻閱標書的時間,極大提高了評審效率。專家還可以對不同應答文件的相同應答點進行比對評審,提高了評審的嚴謹性。

七、應用效果

1、提升工作效率

不同階段相同數據的自動繼承、審批文件的自動生成等功能極大的減少了“采購方案生成”、“采購文件制作”等過程的文件制作工作量。經審核數據的固化傳遞,又降低了人為出錯率,減少了文件審核的工作量。

異地評審功能的實現,有效縮短了采購時間,打破了現場評審的客觀條件壁壘。2020年2月新冠肺炎疫情期間,共有23個項目進行了異地評審;為無法到達的38名專家、12個供應商、 3名代理人員提供了異地參與評審的技術支撐。

案例中的自動計算、統計、自動生成評審報告等功能的實現,減少了評審過工程中人為處理的工作量。評審中的應答內容精準定位功能,極大的縮減了評審時間。案例實施以來,評審效率提高了30%。

2、經濟效益

采購全流程的無紙化應用,有效節約了辦公成本。異地評審功能,節約了近38%的專家差旅及人工費用。評審效率的提升縮短了評審時間,有效減少了評審費用的支出。

3、社會效益

案例中的“合法合規”建設,通過專家身份驗證、評審音視頻監管、評審風險管控、應答文件對比評審等方式,管控了評審現場、提升了評審工作的嚴謹性,進一步實現了“陽光采購”。

案例實現了采購全流程的無紙化,在環保方面體現了企業的社會責任心。

供應商遠程參與項目功能的實現,使異地供應商無需再到現場,即可參與評審及談判工作,有效的節約了社會資源。

離線應答文件制作工具的投入使用,極大的降低了應答文件編輯時的人為錯誤,減少了漏答、錯答等問題的發生,使應答更輕松、競爭更公平。

八、推廣價值

案例在中國移動云南公司、貴州公司、山東公司等地方進行了順利試點。除各公司的個性化需求外,該案例能基本滿足各公司的采購工作需求,有較強的適配性。

案例從國家對供應鏈工作的要求出發,從實際工作中析出問題并予以解決,有較強的實際運用價值。案例中的處理思路、功能要點,同樣適用于其他行業。如“異地評審功能”,在2020年新冠病毒疫情期間,為專家及供應商提供了遠程參與項目的條件,保證了采購工作的正常開展。


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