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元初食品生鮮物流信息化項目

發布時間:2021-07-08 09:47:55 中國物流與采購網

1.元初食品簡介

元初食品起源于2001年11月22日創立的“廈門天酬進出口有限公司”(天酬企業)。自成立以來,天酬企業與眾多中國優質的食品生產廠商及海內外知名食品廠家合作,將上千種自有品牌商品出口到美洲、歐洲、澳洲及日本等國家和地區。元初食品擁有“元初/Sungiven”、“元童/Onetang”、“元和/Yuho”、“元實/Ontrue”等以“元”字為前綴的自有品牌商標。元初食品在國際上暢銷的自有品牌商品,通過嚴格的國際認證或專業的食品安全檢測,不少產品在國外大型超市同步上市。

2011年7月13日,為了與更多國內同胞分享符合歐美日等發達國家食品安全標準的食品,廈門元初食品有限公司成立,經營零售超市,推廣健康三餐食品; 元初食品早在成立之初,就把食品安全和企業的自身命運徹底捆綁在一塊。元初食品的商品定位是“堅持最大程度原生態、少處理、少添加”。

2016年5月19日廈門元初食品股份有限公司在全國中小企業股份轉讓系統正式掛牌(證劵簡稱:元初食品,證券代碼:837428);2016年6月28日,元初食品在北京舉行隆重的敲鐘儀式。根據全國中小企業股份轉讓系統的公開數據,按照零售超市的行業分類,元初食品是福建零售超市行業首家掛牌企業。2017年5月30日,在掛牌新三板一周年之際,元初食品成功進入“2017年新三板創新層”;2018年7月31日,元初食品主動向全國中小企業股份轉讓系統申請終止掛牌,并通過了各項審核程序,獲得全國中小企業股份轉讓系統正式終止掛牌批準。

截止2020年5月12日,元初食品已在廈門、深圳、大連、泉州及加拿大溫哥華開設:117家社區生鮮超市(含3個餐飲集成區及多個餐飲檔口)、18家便利店、3家電商前置倉、1家餐飲獨立店,各種業態門店數累計達139家。

2.元初食品信息化項目前存在的問題

根據元初食品近年來快速增長的業務需求,現有信息系統已不能滿足高速增長的業務管理需求。生鮮食品對配送的時效性要求,配送中心對供應商送貨的響應時間與處理速度,都隨著業務擴大,門店增多,有了很大的變化。需要具備倉儲作業、運輸可視化、運輸在途全程跟蹤、財務計費結算等業務一體化信息管理,滿足元初集團自身業務的個性化需求增長,同時兼顧多項目共管、并可集成多種現有業務的物流信息管理平臺,在沒有應用新系統之前其突出存在的問題如下:

1.舊ERP系統無法適應新業務的不斷擴張與新的流程要求,基礎數據管理在ERP中已經無法跟的上業務的更新了。造成大量基礎數據更新只能重新返回到EXCEL方式手工操作;

2.公司管理層無法直接得到準確的配送中心商品進出庫報表,對整個公司的經營狀況無法第一時間進行分析決策;

3.各職能部門之前業務交接、配合也存在較多的問題,導致數據延遲甚至不準確;

4.對于供應商送貨到配送中心收貨時,產生的不良品只能直接退貨,沒有對產生的原因和后續的處理進行管理。不能提供供應鏈優化所需要掌握的原始數據。

3.元初食品生鮮物流配送業務流程

3.1元初食品元舜供應鏈生鮮業務流程說明


圖1 業務流程圖

3.2業務流程說明

3.2.1流程綜述

本流程描述元舜蔬菜生鮮業務,從供應商報送生鮮商品送貨單開始,到司機帶回門店交接明細單結束。主要涉及生鮮商品收貨入庫,裝車復核,越庫發貨,門店簽收確認等業務操作。

3.2.2創建送貨單

系統提供WEB錄入界面,開放權限給供應商自助錄入每日送貨明細清單。取代以往郵件發送Excel送貨清單操作。

送貨單錄入界面分為兩種格式,一種是蔬菜生鮮送貨單,一種是豬肉送貨單。

3.2.3審核送貨單

數據員登入系統,確認每家供應商的送貨清單信息是否完整正確。如果認為有問題,系統支持數據員提交送貨單返回供應商修改操作功能。確認無誤后,審核送貨單,將數據導入蔬菜供應商入庫表和豬肉供應商入庫表。

3.2.4匯總入庫表

數據員將所有供應商提交的送貨單,全部導入本系統中,自動生成蔬菜供應商入庫表和豬肉供應商入庫表。

3.2.5收貨入庫

供應商每天17:00送貨到元舜配送中心后,倉管人員按送貨單和送貨司機辦理收貨入庫。

3.2.6入庫復核

倉管人員按送貨單上的筐數,根據實際收貨數量,填寫蔬菜類裝車復核表和豬肉復核清點表。如果數量不一致,可以在系統中直接錄入實際收貨數量。讓送貨司機和供應商自行處理差異問題。

復核后的入庫數據,通過系統接口程序,自動導出到海鼎ERP系統中,同步庫存數據。

3.2.7打印出庫單證

數據員根據不同門店對蔬菜生鮮商品的需求情況,通過系統生成并打印蔬菜分撥總單、配送簽收單、門店交接明細單。配貨司機從數據員領取配送簽收單和門店交接明細單。

3.2.8越庫出庫

倉管人員按出庫任務清單和配貨司機的配送簽收單核對,辦理出庫手續。

確認后的出庫數據,通過系統接口程序,自動導出到海鼎ERP系統中,同步庫存數據。

3.2.9裝車配送確認

配貨司機憑配送簽收單與倉管確認配送數量。數量如有異議,倉管人員按實際數量手動更改單據,然后簽字確認?;蛘叻祷財祿T重新打單。

3.2.10門店簽收確認

門店按明細交接單與配送司機按件數確認收貨數量。司機回程可以將前一天的明細交接單和空菜筐帶回配送中心。

3.3流程單據及報表

編號

單據及報表名稱

生成方式

用途/使用崗位

1

送貨單

人工錄入

供應商自助錄入每日送貨清單

2

蔬菜供應商入庫表

系統生成

用于匯總所有蔬菜供應商送貨計劃,生成入庫數據

3

份數豬肉入庫表

系統生成

用于匯總所有豬肉供應商送貨計劃,生成入庫數據

4

分撥總單

系統生成

用于匯總不同門店的配送單

5

生鮮包裝復核單

系統生成

用于倉管和送貨司機確認蔬菜收貨數量

6

豬肉復核清點單

系統生成

用于倉管和送貨司機確認豬肉收貨數量

7

運輸配送簽收單

系統生成

用于倉管和司機確認發貨數量,以及門店與司機簽收交接

8

門店明細交接單

系統生成

用于門店確認供應商送貨明細

表1 流程單據及報表

3.4本流程涉及到的崗位和崗位職責

供應商:按元舜要求,填寫每日送貨單明細。

數據員:生成蔬菜供應商入庫表、份數豬肉入庫表、分撥總單、運輸配送簽收單、門店明細交接單。

3.5關鍵需求/控制點

豬肉入庫出庫,按千克、盒、筐等3種包裝規格管理;

司機配貨裝車時,要統計其他來源的跟車商品箱數;

4.應用企業實施信息化的難點與解決

在荊藝軟件實施元初食品信息化項目過程中,元初食品公司的業務板塊多樣化,業務服務要求精細化、業務數據傳遞復雜化、業務控制準確化等要求成為系統建設的難點。其中建議通過自有研發的供應鏈管理系統,結合元初食品現行業務板塊,分別定制具有各板塊可獨立互聯但同時業務板塊間的數據可互相傳遞影響的信息架構,為元初食品實施信息化過程起到關鍵作用。

物流信息化整合分為三個層次,第一個層次是企業內部信息資源的整合,提高物流運作的自動化程度和物流決策的水平,企業通過內部信息整合,實現業務的優化管理和業務財務一體化管理;第二個層次是將信息化系統拓展到供應鏈上下游,為上下游廠商、客戶、供應商開發信息化跟蹤查詢、信息反饋的物流管理模塊;第三個層次是伴隨物流產業面向供應鏈管理的系統快速發展,資源、市場和信息的整合推動了物流信息化平臺。

根據元初食品物流配送信息化建設的需求,結合荊藝軟件在物流供應鏈信息系統的成功實施經驗,確立元初食品信息化項目的定位如下:

1.建立集成的企業供應鏈一體化信息平臺

在現有的經濟體制下,企業的客戶對象種類繁多,業務合作伙伴也會涉及各方面,合作伙伴中,上游有客戶,下游有貨運公司,還有銀行等,因此其信息化建設絕不能孤立存在于企業中,元初食品信息系統建設應立足于供應鏈的思維,貫徹以客戶為中心,以市場為主導的企業理念,通過技術信息平臺整合行業資源,深入開發各種相關的信息資源,并在相關領域做到信息資源共享。

2.以客戶為中心建設信息系統

在進行信息化的全過程中,應注意人在整個信息系統中的作用和態度。貨主、客戶對物流的“及時性”要求越來越高,特別是隨著作為客戶的企業大力引入信息技術,建立信息系統,這要求物流業者的信息技術應該水平也要不斷提高,與不斷進步的客戶同步成長。

3.信息化與物流再造結合

物流的信息化首先是一個流程再造的過程,物流的成功必然伴隨著業務和管理流程的再造,不能局限在一個純技術范圍來研究。要解決產業的整個系統優化、流程改造、經營管理理念等問題,信息系統需要集成。

5.信息化主要效益分析與評估

在宏觀方面,元初食品信息化建設項目的成功上線,通過元初食品物流配送系統能夠從訂單錄入開始進行全流程的業務數據控制管理、業務運作監控管理、業務結果分析改進等業務層面的信息管理,通過管理過程中對數據的傳遞,對業務的控制、對財務的分析達到元初食品業務流、財務流、信息流等多層面互動,為元初食品滿足現代物流所需要具備的信息管理能力提供了全面支持。

根據信息化系統管理能力的提升導致業務能力的提升,幫助元初食品在整體企業核心競爭力方面提供了一個層次,為元初食品逐步在供應鏈一體化過程中體現出具有現代物流的特性的物流管理能力奠定了基礎,同時為公司在未來市場競爭中所具備的先進的物流管理理念與管理能力、先進的供應鏈管理基礎等提供核心支持。

在微觀方面,元初食品物流配送系統的上線很好的解決了以往公司內部物流管理混亂、物流節點繁雜、物流控制薄弱、物流資金浪費第二個多種癥狀,以統一的物流管理思路,滿足業務板塊龐大、客戶管理統一、物流運輸方式優化、物流環節縮減、物流費用節省等物流需求。為元初食品滿足構建整體物流、整體信息平臺的要求做出了貢獻。通過信息平臺管理進行優化的企業業務流程后,為元初食品市場競爭模式、物流運營模式改變提供了基礎。

6.信息化實施過程中的主要經驗與推廣意義

經過雙方成員的共同努力,項目實施進展順利,于2020年5月20日宣布正式上線,為客戶提供訂單管理、倉儲管理、越庫管理、運輸管理、客服管理、在途可視化管理、微信在線TMS、財務管理等幾大核心解決方案。

為保障TMS系統成功上線,雙方領導高度重視,各部門員工積極配合系統的培訓、測試、反饋等實施工作,荊藝軟件相關技術支持工作準備充分,及時解決現場問題,為系統順利上線提供了保證。

系統的上線,標志著荊藝軟件與元初食品的合作走向成功的第一步,作為一個新的里程碑,該系統的成功上線,對元初食品決策和管理水平、業務發展具有重大意義。

7.下一步的改進方案、設想與物流信息化的建議

1.提供更全面的信息化建設服務,為上下游客戶、承運商提供增值服務,達到與元初食品三者之間進行互動、信息共享等。

2.建設移動端操作平臺,可以隨時隨地查詢、反饋訂單信息。

3.物流運輸全程可視化信息建設,給客戶、承運商能實時監控當前訂單狀態。


 

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